Code of conduct

Rubitech Group - Gedragscode

1. Inleiding

Deze Gedragscode definieert de basisprincipes die Rubitech B.V. en haar gelieerde ondernemingen (hierna 'Rubitech') van hun leveranciers van goederen en/of diensten (hierna de 'Leverancier(s)') verlangen met betrekking tot de verantwoordelijkheden van de Leverancier ten opzichte van zijn stakeholders en het milieu.

Rubitech behoudt zich het recht voor om de inhoud van deze Gedragscode te allen tijde zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen door een bijgewerkte versie ervan op haar webpagina te publiceren. Rubitech verwacht dat haar Leveranciers en elke onderleverancier en/of onderaannemer van haar Leveranciers deze Gedragscode, met inbegrip van eventuele updates ervan, te allen tijde volledig naleven. Leveranciers zijn verantwoordelijk voor de naleving van deze Gedragscode door hun onderleveranciers en/of onderaannemers. Waar in deze Gedragscode sprake is van "leverancier" worden derhalve ook de onderleveranciers en onderaannemers van de leverancier bedoeld.

Rubitech is een bedrijf dat sterk gelooft in langdurige, duurzame relaties op basis van verantwoordelijk gedrag op sociaal en milieugebied. Rubitech en zijn zakelijke partners zijn het aan alle belanghebbenden verplicht om hoge normen van integriteit, prestaties en voorbeeldig gedrag in acht te nemen. De basis voor en de reden waarom Rubitech deze gedragscode heeft opgesteld, is dat Rubitech ervan overtuigd is dat duurzaamheid een belangrijk onderdeel is van zakendoen en dat Rubitech er altijd naar streeft om op een ethische, transparante en verantwoordelijke manier te handelen en van zijn Leveranciers en alle andere zakelijke partners verwacht dat zij hetzelfde doen.

Rubitech erkent dat er verschillende wettelijke en culturele omgevingen zijn waarin zijn Leveranciers en hun productie-eenheden opereren. Rubitech verwacht van zijn Leveranciers dat zij internationaal aanvaarde arbeidsnormen naleven, met inbegrip van de conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) , evenals alle nationaal geldende wetten met betrekking tot arbeid, en dat zij voortdurend werken aan de verbetering van de arbeidsomstandigheden voor alle mensen die betrokken zijn bij de toeleveringsketen.

Rubitech verwacht ook dat Leveranciers een ambitieus programma hebben voor het minimaliseren van de negatieve milieu-impact van hun bedrijf.

Dit document bevat ook richtlijnen die ondersteuning bieden aan Leveranciers bij het voldoen aan de richtlijnen van Rubitech. Als Leveranciers de richtlijnen van Rubitech volgen, zullen zij bijgevolg voldoen aan de vereisten van Rubitech inzake verantwoordelijk stakeholder- en milieugedrag.

In geval van non-conformiteit met een van de bepalingen van deze Gedragscode door Leverancier, behoudt Rubitech zich het recht voor om alle overeenkomsten met Leverancier onmiddellijk te ontbinden en/of te beëindigen, zonder aansprakelijk te zijn voor enige kosten en/of schade als gevolg daarvan en, in geval van beëindiging, zonder gehouden te zijn tot betaling van enig bedrag verschuldigd krachtens of in verband met deze overeenkomst indien de goederen nog niet zijn geleverd of - in voorkomend geval - de diensten nog niet zijn verricht.

2. Wettelijke naleving

Rubitech eist van alle Leveranciers dat zij werken in overeenstemming met de beginselen van deze Gedragscode en in volledige naleving van alle wetten en voorschriften die op de Leverancier van toepassing zijn. Deze Gedragscode vervangt de wetgeving niet en als de twee met elkaar in strijd zijn, heeft de wetgeving voorrang. Indien deze Gedragscode een hogere norm stelt dan de bestaande wetgeving, prevaleert de norm zoals beschreven in de Gedragscode.

3. Mensenrechten op de werkplek

3.1. Gedwongen arbeid

• Leveranciers maken geen gebruik van enige vorm van dwangarbeid, met inbegrip van gevangenisarbeid of schuldarbeid zoals gedefinieerd in de IAO-verdragen 29 en 105.
• Leveranciers mogen van hun werknemers geen waarborgsommen verlangen, noch de identiteitsbewijzen van hun werknemers inhouden.

3.2. Kinderarbeid

• Rubitech is sterk gekant tegen kinderarbeid. Leveranciers zullen zich niet inlaten met of steun verlenen aan het gebruik van kinderarbeid.
• Leveranciers moeten beleid en procedures met betrekking tot kinderarbeid en naleving van lokale/nationale en internationale wetten opstellen, documenteren, bijhouden en effectief communiceren aan personeel en andere belanghebbenden. Leveranciers moeten een beleid tegen kinderarbeid opstellen en uitvoeren dat garandeert dat er geen kinderen worden tewerkgesteld.
• Een kind wordt gedefinieerd als een persoon jonger dan 15 jaar, of bij wijze van uitzondering 14 jaar in landen waarnaar wordt verwezen in artikel 2.4 van IAO-verdrag 138. Indien de nationale wettelijke leeftijd om te werken hoger is dan 15 jaar, moeten de Leveranciers zich aan de hogere eis houden.
• Indien kinderarbeid wordt geconstateerd in de toeleveringsketen van de Leverancier, is de Leverancier verplicht een duurzame oplossing te bieden in het belang van het kind.
• Jonge werknemers (jonger dan 18 jaar) mogen alleen in ongevaarlijk werk worden ingezet en alleen als zij de in het land geldende wettelijke arbeidsleeftijd hebben bereikt.

3.3. Vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen

• Alle werknemers moeten hun wettelijke recht om een vakbond op te richten of zich daarbij aan te sluiten en deel te nemen aan collectieve onderhandelingen kunnen uitoefenen zonder dreiging van represailles, intimidatie of pesterijen (ILO-verdragen 87, 98 en 135).
• In landen waar de vrijheid van vereniging beperkt is, moet de leverancier ernaar streven een klimaat te scheppen waarin de bedrijfsleiding en de werknemers op een niet -bedreigende manier over salarissen en arbeidsvoorwaarden kunnen praten.

3.4. Menselijke behandeling

• Om een gelijke en respectvolle behandeling van alle werknemers op alle gebieden te waarborgen, moeten werknemers uitsluitend op basis van hun arbeidsprestaties worden aangenomen, opgeleid, bevorderd en beloond en moeten zij vrij zijn van alle soorten onfat soenlijke verbale, fysieke en alle andere soorten intimidatie en andere discriminerende praktijken.
• Leveranciers moeten alle werknemers met respect en waardigheid behandelen. Fysieke bestraffing of de dreiging daarmee, seksuele, raciale of gender intimidatie, verbaal misbruik of machtsmisbruik of enige andere vorm van intimidatie of pesterij is onder alle omstandigheden onaanvaardbaar.

3.5. Discriminatie

• Leveranciers zullen elke vorm van discriminatie vermijden bij de aanwerving, beloning, bevordering of beëindiging van een arbeidsovereenkomst op grond van ras, kaste, etniciteit, sociale afkomst, burgerlijke staat, seksuele geaardheid, handicap, godsdienst, nationaliteit, leeftijd, geslacht en/of lidmaatschap van een vakbond of politieke overtuiging (ILO-conventies 100 en 111).

3.6. Lonen en voordelen

• Leveranciers betalen hun werknemers ten minste het minimumloon of de geldende industrienorm, indien die hoger is. Het bedrag moet voldoende zijn om in de basisbehoeften van de werknemer en zijn gezin te voorzien en tevens wat extra inkomen te verschaffen.
• Lonen en premies voor overwerk en eventuele aanmoedigings- (of stuk)tarieven moeten rechtstreeks, tijdig en volledig aan de werknemer worden betaald.
• Leveranciers bieden hun werknemers betaald ziekteverlof, zwangerschapsverlof , jaarlijks verlof en wettelijke vakantiedagen zoals vereist door de wet of de heersende industrienorm, indien deze ruimer is.
• De leveranciers mogen geen oneerlijke of illegale inhoudingen op het loon doen of voordelen schrappen bij wijze van disciplinaire maatregel.

3.7. Werkomgeving

• Leveranciers erkennen dat een veilige en gezonde werkomgeving bijdraagt tot de verbetering van de kwaliteit van goederen en diensten en tot de motivatie en het algemene geluk van hun werknemers.
• Leveranciers zorgen ervoor dat zij over organisatiesystemen, processen en/of maatregelen beschikken om aan de nationale gezondheids- en veiligheidswetgeving te voldoen.
• Leveranciers moeten potentiële veiligheidsrisico's identificeren, beoordelen en maatregelen nemen om deze uit te schakelen. De werknemers worden geïnformeerd over potentiële veiligheidsrisico's en geïnstrueerd over juist, veilig gedrag en de bijbehorende veiligheidsmaa tregelen. Indien deze maatregelen geen adequate risicobeheersing mogelijk maken, moeten de werknemers geschikte persoonlijke beschermingsmiddelen krijgen.
• Potentiële noodsituaties en gebeurtenissen worden geïdentificeerd en geëvalueerd. De gevolgen ervan worden tot een minimum beperkt door de uitvoering van noodplannen en rapportageprocedures.

4. Milieu

4.1. Milieuwetgeving

• Leveranciers moeten voldoen aan alle op hen toepasselijke milieuwetgeving en leveranciers moeten procedures hebben om te waarborgen dat alle materialen en onderdelen in hun toeleveringsketen worden vervaardigd in overeenstemming met de milieuwetgeving. Leveranciers streven ernaar hun milieu-impact te verminderen en stellen jaarlijkse milieudoelstellingen vast.
• Om de naleving van alle milieuwetgeving te garanderen, zullen Leveranciers procedures hebben om de wetgeving die relevant is voor hun bedrijf te identificeren, met inbegrip van procedures voor het identificeren van wijzigingen in de milieuwetgeving, processen om te controleren of Leveranciers de milieuwetgeving volledig naleven en een methode om afwijkingen zo snel mogelijk te escaleren en te corrigeren. Indien Rubitech milieunormen of verboden stoffen voor materialen en/of goederen heeft gespecificeerd, zullen deze vereisten door Leveranciers worden geïmplementeerd in overeenstemming met de procedures die als gevolg van de milieuwetgeving zijn ingesteld.
• Rubitech doet bij voorkeur zaken met Leveranciers die ISO14001 gecertificeerd zijn en, als onderdeel van hun milieubeheersysteem , voortdurend initiatieven nemen om de impact op het milieu te verminderen boven de wettelijke vereisten. De milieudoelstellingen en het voortdurende verbeteringswerk van de Leveranciers kunnen onder meer de volgende punten omvatten:
  • productontwerpvoorstellen om (i) het energieverbruik bij de productie te verminderen, (ii) het gewicht en/of het transportvolume te verminderen, (iii) meer gebruik te maken van herbruikbare of hernieuwbare materialen;
  • verbeteringen om de uitstoot van broeikasgassen te verminderen door het gebruik van vrachtopties, vermindering van expressvracht door tijdige leveringen en een efficiënte vulling van het vervoer;
  •  herbruikbare verpakkingsoplossingen;
  • monitoring van het afvalverbruik en aanmoediging van afvalvermindering;
  • gebruik van hernieuwbare energiebronnen;
  • vermindering van het energieverbruik van de installaties door efficiënt gebruik van machines, vermindering van warmteverlies en minimalisering van de behoefte aan luchtkoeling;
  • vermindering van de kans dat chemicaliën of zware metalen via het wegvloeien van oppervlaktewater in natuurlijke waterlopen terechtkomen.

4.2. Chemicaliën

• Leveranciers leven de bestaande milieuwetgeving na en verkrijgen alle wettelijk vereiste vergunningen, licenties en registraties die voor hun bedrijf van toepassing zijn.
• Leveranciers moeten voldoen aan de REACH* en CLP* regelgeving, zoals hieronder beschreven.

4.2.1. *Reach

• Alle door Leveranciers aan Rubitech geleverde artikelen moeten REACH-conform zijn.
• Leveranciers zullen Rubitech onmiddellijk informeren als en wanneer het vermoeden ontstaat of duidelijk wordt dat er zeer zorgwekkende stoffen (SVHC) aanwezig zijn in aan Rubitech geleverde artikelen. De SVHC-lijst is toegankelijk op: http://echa.europa.eu/en/candidate-list- table

4.2.2. *CLP

• Leveranciers zorgen ervoor dat zij Rubitech duidelijk informeren over de gevaren van chemische stoffen door middel van de indeling en etikettering van chemische stoffen in overeenstemming met de verordening inzake indeling, etikettering en verpakking (CLP).

4.2.3. RoHS

• Leveranciers handelen in overeenstemming met de richtlijn beperking van gevaarlijke stoffen (RoHS), die het gebruik van bepaalde stoffen beperkt zoals daarin aangegeven.

5. Conflictmineralen

• Leveranciers zullen niet bijdragen aan het voortdurende conflict bij het gebruik en de verkoop van conflictmineralen (in elk geval columbiet-tantaliet (coltan), cassiteriet, goud, wolframiet, of de derivaten daarvan, die beperkt zijn tot tantalum, tin en wolfraam) in de Democratische Republiek Congo ("DRC") en aangrenzende landen.
• Leveranciers zetten zich er volledig voor in dat hun gebruik en verkoop van conflictmineralen niet bijdraagt tot het aanhoudende conflict.
• Leveranciers zullen geen artikelen met conflictmineralen aan Rubitech leveren.
• Op eerste verzoek van Rubitech delen Leveranciers relevante gegevens (waaronder ook kwantitatieve analyses) over het voorkomen van conflictmineralen in hun producten.
• Leveranciers zullen voldoen aan relevante wet- en regelgeving die openbaarmaking van het gebruik van conflictmineralen vereist. Aan Rubitech geleverde producten moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgeving inzake conflictmineralen. Leveranciers moeten Rubitech informeren als een product conflictmineralen bevat. Leveranciers zullen, indien van toepassing, de invoer van tantalum, tin, wolfraam en goud melden volgens de EU-wetgeving.
• Leveranciers beschikken over passende maatregelen om voortdurend te controleren of producten vrij zijn van conflictmineralen, zoals, maar niet beperkt tot:
  • het verrichten van onderzoek naar het land van oorsprong in haar gehele leveringsketen; en
  • deelname aan gevestigde communicatieprocessen in de toeleveringsketen;
  • Rubitech binnen drie (3) weken op haar schriftelijk verzoek een schriftelijke verklaring verstrekken dat de producten vrij zijn van conflictmineralen;
  • Rubitech onmiddellijk schriftelijk in kennis te stellen indien de Leverancier kennis krijgt van waarschuwingssignalen in zijn toeleveringsketen die erop wijzen dat de verklaring overeenkomstig het voorgaande lid niet langer geldig zou kunnen zijn.

6. Bedrijfsethiek

• Rubitech accepteert geen corrupte activiteiten - en verwacht dat haar Leveranciers deze niet accepteren - met inbegrip van maar niet beperkt tot omkoping, belangenverstrengeling, fraude, afpersing, belastingontduiking, verduistering en onwettig smeergeld . Leveranciers zullen zich niet bezighouden met, of ervoor zorgen dat Rubitech of een van haar belanghebbenden zich bezighouden met, enige vorm van corrupte activiteiten.
• Leveranciers dienen de toepasselijke wet- en regelgeving inzake mededinging en antitrust na te leven.
• Dit betekent onder meer dat zij zich niet mogen inlaten met prijsafspraken, offertevervalsing of klantenverdeling.
• Leveranciers mogen geen enkele vorm van faciliterende betalingen doen.

7. Risicobeheer en bedrijfscontinuïteitsbeheer

• Leveranciers beschikken over passende strategieën en processen voor het identificeren, analyseren en beheren van risico's in verband met hun activiteiten, teneinde de impact van ongewenste en onverwachte gebeurtenissen op het vermogen van de leverancier om producten te leveren tot een minimum te beperken. Leveranciers moeten, op basis van uitgevoerde risicobeoordelingen, anticiperen op diverse waarschijnlijke crisisscenario's en op basis daarvan plannen voor crisisbeheer en bedrijfsherstel ontwikkelen, testen en onderhouden.
• Rubitech geeft er de voorkeur aan zaken te doen met Leveranciers die beschikken over processen om voortdurend risico's te evalueren en rekening te houden met risicominimalisatie bij elke belangrijke wijziging van productieprocessen, productielocaties, bedrijfsactiviteiten, enz.
• Risicominimalisatieprogramma's kunnen onder andere rekening houden met:
  • brand en branduitbreiding tussen gebieden/gebouwen;
  • natuurlijke gevaren zoals overstromingen, tornado's, sneeuw, aardbevingen;
  • terrorisme, opzettelijk geïnitieerde machinebreuk, geschillen en oorlog;
  • explosies, onverwachte machineslijtage of verkeerde behandeling van belangrijke apparatuur;
  • stroomuitval of het uitvallen van andere voorzieningen;
  • beschikbaarheid van belangrijk personeel;
  • beschikbaarheid van computersystemen;
  • het vermogen van onderleveranciers om te leveren.
• Op basis van de vastgestelde risico's worden plannen voor crisisbeheersing en bedrijfsherstel uitgevoerd. In geval van aanzienlijke risico's worden risicobeperkende maatregelen genomen.
• Voorbeelden van dergelijke risicobeperkende activiteiten zijn brandscheidingen, sprinklers en beperking van de toegang tot belangrijke ruimten zoals serverruimten of belangrijke machines.
• Het crisisbeheersingsplan moet na het optreden van een gebeurtenis onmiddellijke aanwijzingen geven over hoe de werknemers, bezoekers en activa (zoals gebouwen, machines en gereedschappen) moeten worden beschermd.
• Het bedrijfsherstelplan moet strategieën aanreiken om na een ernstige bedrijfsonderbreking zo snel mogelijk weer operationeel te worden. Het plan kan informatie bevatten over de organisatie, alternatieve productiefaciliteiten of uitbestedingsmogelijkheden, alternatieve leverancie rs van apparatuur, gereedschap en machines of een alternatieve IT-inrichting.

8. Uitvoering en toezicht

• Op verzoek van Rubitech zal Leverancier Rubitech of een gekwalificeerde derde partij toestaan om audits uit te voeren bij Leveranciers, zijn onderleveranciers en/of onderaannemers, om na te gaan of Leveranciers, zijn onderleveranciers en/of onderaannemers de beginselen zoals uiteengezet in deze Gedragscode naleven . Rubitech kan de Leverancier ook verzoeken zijn onderleveranciers en/of onderaannemers te controleren en zijn bevindingen aan Rubitech te rapporteren.
• Indien tijdens een audit een overtreding met betrekking tot de in deze gedragscode uiteengezette beginselen wordt vastgesteld, moet de leverancier een plan met corrigerende maatregelen indienen en de overtreding zo snel mogelijk corrigeren. Rubitech behoudt zich het recht voor om alle overeenkomsten zoals uiteengezet aan het begin van deze Gedragscode te beëindigen en/of te ontbinden.

9. Zorgen uiten

• Als Leveranciers of belanghebbenden vermoeden dat de voorwaarden van de Gedragscode niet worden nageleefd of dat Rubitech niet in overeenstemming met haar eigen Gedragscode handelt, kunt u uw bezorgdheid kenbaar maken aan het management van Rubitech.